Com o uso de papel nas organizações perde-se mais tempo para encontrar os processos e documentos do que para efetuar os trâmites necessários. Todo este volume de papel demanda custos operacionais diretos elevados com tonners de impressora, capas, trilhos, impressoras de etiquetas, além de desperdiçar tempo útil das pessoas em atividades repetitivas como perfurar, grampear, carimbar e numerar folhas.

Os custos diretos com processos judiciais, por exemplo, foram estimados pelo Conselho Nacional de Justiça a uma média de cerca de R$ 20,00 para cada processo. Se multiplicarmos este valor pela quantidade de processos que entram anualmente na justiça (cerca de 10 milhões), teremos uma economia direta anual de cerca de R$ 200 milhões.

Notou-se, por outro lado, comparando dentro de uma mesma Vara Federal que tinha parte dos funcionários trabalhando somente com processos em papel e outros tantos somente com processos digitais, que estes últimos diminuíram o tempo médio de tramitação, entre a distribuição do processo e a assinatura da sentença pelo juiz, de 504 para 125 dias (75% mais rápido, ou seja, cerca de um ano a menos).

Dentre tantos benefícios, há economias tangíveis, algumas delas objeto de estudos que chegaram aos seguintes resultados: